Zugangseröffnung


Verantwortlich für den Inhalt: Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems, Bürgermeister Josef Oster Bleichstraße 1 D-56130 Bad Ems

Telefon  (02603) 793 0
Fax       (02603) 793 175
E-Mail    
Internet http://www.bad-ems.de


Grundsätze der elektronischen Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems


Für unverbindliche Anfragen, Mitteilungen und Auskünfte steht Ihnen unsere folgende zentrale E-Mail-Adresse zur Verfügung:


Die Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems eröffnet unter den nachfolgenden Bedingungen einen Zugang zur Übermittlung elektronischer Dokumente.


1. Zugangseröffnung

Die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail (siehe Ziffer 2), sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist. Wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sie in der Regel durch die formgebundene elektronische Kommunikation (siehe Ziffer 3) ersetzt werden. Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation eröffnet, geht die Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.

 

Bitte senden Sie der Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.

 

Auf den unter Ziffer 2 und 3 beschriebenen Kommunikationswegen können Sie auch die auf der Homepage der Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems veröffentlichten Formulare, die dort zum Download bereitstehen, nach entsprechender Bearbeitung an die Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems übersenden. Darüber hinaus nimmt die Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems ausschließlich Dokumente in den Dateiformaten entgegen, die unter Ziffer 6 aufgelistet sind. E-Mails dürfen eine Dateigröße von 10 Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten.

 

Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen:

E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden nicht angenommen. In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems keine weitere Mitteilung.

 

2. Formfreie elektronische Kommunikation

Für eine rechtsverbindliche formfreie elektronische Kommunikation stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

 

  • Nutzung einer absenderbestätigten De-Mail, die die Voraussetzungen für eine elektronische Form erfüllt. Die zentrale De-Mail-Adresse lautet:


 

  • Nutzung einer mit qualifizierter elektronischer Signatur versehenen E-Mail an die zentrale E-Mail-Adresse:


 

Wenn Sie einen Antrag stellen wollen oder ein Verwaltungsverfahren abwickeln möchten, benutzen Sie bitte für die gesamte Verfahrenskorrespondenz eine der oben genannten E-Mail-Adressen. Alle anderen bekannten E-Mail-Adressen der Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems, von deren Ämtern und Dienststellen sowie personenbezogene E-Mail-Adressen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung und E-Mail-Kontaktformulare stellen keinen Zugang für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems dar. Dies gilt auch dann, wenn Sie im Laufe einer Verfahrensabwicklung eine elektronische Nachricht aus dem persönlichen Postfach einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Verwaltung erhalten. Andere E-Mail-Adressen als die oben genannten und sonstige elektronische Zugänge zur Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems stehen ausschließlich für unverbindliche Anfragen und Auskünfte zur Verfügung.

 

Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems erreicht, können Sie sich – wie unter Ziffer 4 beschrieben – als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service registrieren und Nachrichten über die VPS versenden. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Rückantwort von der Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems anstelle der einfachen Übertragung über das Internet mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten Datenübertragung erhalten wollen.

 

3. Formgebundene elektronische Kommunikation

Eine rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems übermitteln wollen, gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Das ist in der Regel der Fall, wenn für bestimmte Unterlagen eine eigenhändige Unterschrift vorgeschrieben ist, z.B. bei der Erhebung eines Widerspruchs. Die eigenhändige Unterschrift kann, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist, bei einer elektronischen Übermittlung eines Dokuments durch eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz ersetzt werden.

 

Für den Versand von E-Mails und Anlagen, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, steht Ihnen wie bei der formfreien elektronischen Kommunikation (siehe Ziffer 2) die folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung:

 

 

Eine an die Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems gerichtete DE-Mail, bei der die Versandart nach § 5 Abs. 5 DE-Mail-Gesetz verwendet wird, erfüllt ebenfalls die vorgenannten Anforderungen.

 

Für den Versand einer DE-Mail und Anlagen, steht Ihnen wie bei der formfreien elektronischen Kommunikation (siehe Ziffer 2) die folgende DE-Mail-Adresse zur Verfügung:

 

 

Für die Zugangseröffnung gelten hier ebenfalls die unter Ziffer 1 und 2 genannten Voraussetzungen und Hinweise.

 

Alternativ können Sie nach Registrierung als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service (siehe Ziffer 4) mit einer elektronischen qualifizierten Signatur versehene Dokumente direkt aus der VPS heraus an die Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems senden.

 

4. Optional:

Registrierung zur Nutzung der Virtuellen Poststelle (VPS)

Vor der Übersendung Ihrer Mitteilung können Sie sich freiwillig und kostenlos als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service (www.rlp-service.de) registrieren. Eine Versendung von Nachrichten an die Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist. Zur Registrierung wählen Sie bitte unter www.rlp-service.de den Menüeintrag „Registrieren rlp-Service“ und folgen Sie den Anweisungen. Bei der Registrierung werden Ihre Adressdaten erfasst. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Aktivierungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Nach erfolgter Aktivierung können Sie die VPS künftig sowohl für die formgebundene als auch die formfreie elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems und anderen Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen. Die Datenübertragung erfolgt hierbei geschützt gegen fremde Einsichtnahme. Mit der Registrierung erklären Sie Ihr Einverständnis, dass Ihnen die Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems und andere Landes- und Kommunalbehörden, mit denen Sie elektronisch Kontakt aufnehmen, in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen Nachrichten in Ihre VPS zusenden kann. Um diese Nachrichten zu lesen, müssen Sie sich in der VPS mit Ihren Benutzerdaten, mit denen Sie sich registriert haben, anmelden. Weitere Hinweise zur VPS sowie die Benutzungsbedingungen finden Sie unter http://www.rlp-service.de.

 

5. Optional: Verschlüsselung der Dokumente

Unabhängig von einer Registrierung in rlp-service (siehe Ziffer 4) können Sie Ihre Mitteilungen an die Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems zur Sicherung der Vertraulichkeit verschlüsselt senden. Dies wird insbesondere bei der Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten empfohlen. Hierzu wird ein öffentliches Verschlüsselungszertifikat der Poststelle der Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems zur Verschlüsselung Ihrer Dokumente unter www.rlp-service.de im Download-Bereich des Menüpunktes „VPS“ zur Verfügung gestellt.

 

6. Unterstützte Dateiformate und Signaturkomponenten

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verbandsgemeindeverwaltung senden, so beachten Sie bitte die nachfolgend genannten zulässigen Formate:

 

Dateiformate

Dateiendungen

Rich Text Format

.rtf

Microsoft Word (bis Version 2010)

.doc  /.docx

Microsoft Excel (bis Version 2010)

.xls / .xlsx

Acrobat Reader

.pdf

Reine Textdatei

.txt

Bilddateiformate mit den Endungen

.gif / .jpg / .tif / .bmp

 

Sofern Sie abweichende Dateiformate oder Dateien mit Makros verwenden, kann Ihr Dokument nicht entgegen genommen werden.

 

Bei der formgebundenen elektronischen Kommunikation überprüfen Sie bitte unbedingt auf der Internetseite http://www.rlp-service.de, ob die mit Ihrer Signatursoftware und Signaturkarte erstellte Datei hier verarbeitet werden kann. Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe einer der unterstützten Signaturkarten erfolgen.

 

7. Ansprechpartner/-in

Haben Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems, so stehen Ihnen die Mitarbeiter der EDV‑Abteilung unter der Rufnummer (02603) 793 – 167 oder (02603) 793 - 184 oder per E-Mail zur Verfügung.

 

8. Rechtliche Hinweise

Die Verbandsgemeindeverwaltung Bad Ems übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Verbandsgemeinde Bad Ems sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.


Hinweis zu E-Mails

Dieser Kommunikationsweg steht ausschließlich für Verwaltungsangele-genheiten zur Verfügung. Es wird darauf hingewiesen, dass mit diesem Kommunikationsmittel insbesondere Anträge an die Verwaltung oder Widersprüche nicht rechtwirksam eingereicht werden können. Sollte Ihre Nachricht einen entsprechenden Schriftsatz beinhalten, ist eine Wiederholung der Übermittlung mittels Telefax (02603/793 175) oder auf dem Postwege unbedingt erforderlich. Da es aus verwaltungsinternen Gründen derzeit nicht mögich ist, alle Eingaben, die per E-Mail eingehen, auch auf elektronischen Wege zu beantworten, werden die Nutzer des E-Mail-Zugangs gebeten, neben der E-Mail-Adresse auch ihre Postanschrift anzugeben.


Wichtiger Hinweis

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